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Passeport de prévention : ce qui change pour les organismes de formation depuis le 9 juillet 2026
Import en masse, formations concernées, nouvelles échéances et contrôles des données : les points pratiques à maîtriser par les organismes de formation.
MVR Performance
7/24/20265 min read
Depuis le 9 juillet 2026, les organismes de formation peuvent importer en masse leurs déclarations de formations en santé et sécurité au travail dans le Passeport de prévention. Cette évolution, confirmée par un décret publié en juin, marque une nouvelle étape pour un dispositif devenu obligatoire pour les organismes de formation. Elle impose surtout de fiabiliser les données, les processus internes et le dialogue avec les employeurs.
Un changement opérationnel attendu par les organismes de formation
Le Passeport de prévention a été créé pour regrouper les formations et certifications suivies par les travailleurs en matière de santé et de sécurité au travail. Pour les organismes de formation, l’espace déclaratif est accessible depuis le 28 avril 2025 et l’obligation de déclaration a débuté le 1er septembre 2025.
Jusqu’à présent, la saisie des données pouvait devenir lourde pour les structures réalisant de nombreuses sessions. Depuis le 9 juillet 2026, les organismes de formation et les employeurs disposent d’une fonctionnalité d’import en masse par fichier. L’objectif est simple : réduire les ressaisies et faciliter la déclaration d’un volume important de formations.
Cette date n’est pas seulement inscrite dans la feuille de route du service. Le décret n° 2026-496 du 12 juin 2026 a modifié la période transitoire du dispositif et fixé explicitement au 9 juillet 2026 la mise à disposition de l’import en masse. Le texte est entré en vigueur le lendemain de sa publication.
Quelles formations doivent être déclarées ?
Toutes les actions de formation ne relèvent pas automatiquement du Passeport de prévention. Selon le portail officiel, une formation déclarable doit répondre à plusieurs conditions cumulatives : concerner la santé et la sécurité au travail, donner lieu à une attestation, un certificat ou un diplôme, et porter sur des compétences transférables à un poste similaire.
Le dispositif distingue quatre grandes familles : les formations obligatoires entièrement encadrées par la réglementation ; celles qui permettent à l’employeur de délivrer une autorisation ou une habilitation ; les formations obligatoires répondant à un objectif réglementaire particulier ; et, plus largement, certaines formations contribuant à l’obligation générale de formation à la sécurité de l’employeur.
Des exclusions existent. Le portail cite notamment les formations de formateurs, la formation en santé et sécurité au travail des membres du comité social et économique, ainsi que certaines formations portant uniquement sur les conditions d’exécution d’un poste. D’autres données peuvent être intégrées automatiquement lorsqu’un financement public permet déjà leur transmission. Avant toute déclaration, il reste donc indispensable de vérifier l’éligibilité précise de l’action concernée.
L’import en masse ne dispense pas du contrôle des données
L’ouverture d’un dépôt par fichier constitue un gain de temps, mais elle ne transforme pas la déclaration en simple opération informatique. La qualité des données reste sous la responsabilité de l’acteur qui les transmet.
Pour un organisme de formation, cela suppose de faire correspondre sans ambiguïté les informations présentes dans l’outil de gestion, les feuilles d’émargement, les résultats d’évaluation et les attestations délivrées. Une erreur de date, d’identité, d’intitulé ou de validité peut ensuite compliquer la vérification par l’employeur et nuire à la fiabilité du passeport du salarié.
La date à retenir dépend également de la nature du document remis. Pour une formation donnant lieu à une attestation, le délai est calculé à partir de la fin de la formation. Lorsqu’un justificatif de réussite possède une période de validité, c’est la date de début de validité qui sert de référence. Cette distinction doit être intégrée aux procédures et aux exports de données.
Les nouvelles échéances nécessitent une veille rigoureuse
Le décret du 12 juin 2026 a ajusté plusieurs dates de la période transitoire. Il prévoit notamment l’ouverture, le 16 novembre 2026, de fonctionnalités de déclaration destinées aux titulaires d’un compte personnel de formation. Il prolonge également certaines échéances applicables aux déclarations ou vérifications réalisées par les employeurs.
Ces changements montrent qu’il ne suffit pas de s’appuyer sur un ancien tableau de délais ou sur une procédure rédigée en 2025. Le portail officiel signale lui-même que certaines présentations antérieures sont en cours de révision. Les organismes de formation ont donc intérêt à vérifier les échéances en vigueur avant chaque campagne de régularisation, particulièrement pour les formations réalisées pendant la phase transitoire.
Une organisation pratique en cinq étapes
Pour sécuriser le passage à l’import en masse, cinq actions peuvent être engagées :
Recenser les formations concernées en distinguant les actions déclarables, les exclusions et les informations déjà transmises automatiquement.
Normaliser les données : identité des bénéficiaires, intitulé exact, dates, type de justificatif, résultat et période de validité.
Rapprocher les sources entre le logiciel de gestion, les émargements, les évaluations et les attestations avant de produire le fichier d’import.
Tester un premier lot limité, contrôler les rejets et documenter les corrections avant de généraliser le dépôt.
Conserver une trace des fichiers déposés, des contrôles effectués et des échanges avec les employeurs.
Cette démarche est particulièrement importante pour les organismes intervenant auprès d’établissements sanitaires et médico-sociaux, où les formations à la sécurité peuvent concerner de nombreux salariés, plusieurs sites et des échéances de renouvellement différentes.
Renforcer le dialogue avec les employeurs
Le Passeport de prévention introduit une logique de responsabilité partagée. Les employeurs disposent depuis le 16 mars 2026 de leur propre espace. Ils peuvent déclarer les formations dispensées en interne et vérifier les informations transmises par les organismes de formation pour leur compte.
Une déclaration précise facilite cette vérification. À l’inverse, une donnée incomplète peut entraîner une demande de correction et mobiliser inutilement les équipes administratives des deux structures. Il est donc utile de définir, dès la contractualisation, les informations attendues, le calendrier de transmission et le contact chargé des éventuelles rectifications.
Transformer une contrainte déclarative en outil de qualité
Le Passeport de prévention ne remplace ni les justificatifs remis aux stagiaires, ni les obligations documentaires propres aux organismes de formation. Il ajoute un niveau de traçabilité destiné à rendre les parcours de prévention plus lisibles.
Pour les organismes de formation, l’enjeu dépasse la conformité administrative. Des données structurées permettent aussi de suivre les renouvellements, de réduire les doublons, de mieux répondre aux demandes des employeurs et de consolider la preuve des compétences acquises.
L’import en masse ouvert depuis le 9 juillet 2026 représente donc une opportunité d’industrialiser les déclarations, à condition de ne pas automatiser les erreurs. La priorité est désormais de combiner maîtrise du périmètre réglementaire, qualité des données et procédures de contrôle proportionnées au volume traité.
Sources officielles
Passeport de prévention : les nouvelles dates à retenir, portail officiel du Passeport de prévention.
Décret n° 2026-496 du 12 juin 2026, Légifrance.
Décret du 1er août 2025 : quelles modalités de déclaration ?, portail officiel du Passeport de prévention.
Article d’information générale publié le 24 juillet 2026. Il ne constitue pas un conseil juridique. Les organismes concernés doivent vérifier leur situation et les échéances applicables sur les sources officielles.
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